本の詳細

本書は文具メーカー「あおばステイショナリー」を舞台に、新人営業部員の西山和也さん、新人広報部員の北川めぐみさんを中心としたスタッフと、著者の平野友朗が登場し、ストーリーが展開されます。ビジネスメールを基礎からみっちり学びたい方に最適な1冊です。本書をお読みいただくと、

1. ビジネスメールの基本的なマナーやルール
2. 場面に応じたメールコミュニケーションの方法
3. メールでビジネスを円滑に進める方法

など、ビジネスでメールを使いこなすのに必要な知識を得ることができます。きっとあなたのビジネスのお役にたてることでしょう。本書は『誰も教えてくれなかったビジネスメールの書き方･送り方』の改訂新版です。

目次データ

プロローグ

登場人物紹介

第1章 これだけは知っておきたい！メールの基本ルール＆マナー

STEP1【“選ばれる”メールを書こう】

• 件名は具体的に
• 送信者名はわかりやすく

STEP2【“伝わる”メールを書こう】

• ＜前文＞書き出しから礼儀正しく
• ＜前文＞本題の前に前置きを
• ＜本文＞意識的に改行を入れる
• ＜本文＞記号や罫線で読みやすくする
• ＜本文＞メールはテキスト形式で
• ＜本文＞文章は“一文一義”で
• ＜末文＞締めくくりにも挨拶を
• ＜末文＞署名で情報発信
• ＜総仕上げ＞送信ボタンを押す前に

STEP3【メールの機能を使いこなそう】

• ＴＯ、CC、BCCの使い分け
• 「転送」は意図を添えて
• 「引用」で効率的に返信
• 添付ファイルを送るときは
• 重要度や開封確認は設定しない

第2章 疑問・悩みを一発解決!メールの書き方Q＆A

Q01　１通のメールに複数の用件を書いても大丈夫？

• 「返信が必要かどうか」が決め手
• 返信が必要なときはメールを分けよう
• 返信が必要ではないものはまとめてOK

Q02　「Re:」をつけたまま返信してもいい？

• 「Re:」の意味を考えよう
• 内容が変わったら件名も書き変えを

Q03　いつまでに返信すれば失礼にならない？

• 人は２日を過ぎると不安になる
• 素早さをアピールするなら24時間以内に返信を

Q04　返信・回答期限を指定してもいい？

• 「お時間のあるときに」はかえって迷惑
• 返信期限の指定は失礼ではない
• あいまいな表現はトラブルのもと

Q05　顔文字・（笑）・（泣）を使ってもいい？

• ビジネスメールでは基本的にNG
• 顔文字に代わる！　感情表現のフレーズ集

Q06　携帯からパソコンにメールを送ってもいい？

• 友達感覚のメールは論外！
• 「表示の違い」に気をつける

Q07　仕事でフリーメールを使っていい？

• フリーメールの信頼性はまだまだ低い
• フリーメールをデータの「保管場所」として活用する

Q08　自宅からメールを送信してもいい？

• あなたは責任が取れますか？
• 会社の仕事はできるだけ社内で

Q09　文章が硬いと言われたらどうすればいい？

• 文章にもフォーマルとカジュアルがある
• 「見た目」と「文章」でやわらかさを演出する

Q10　相手に確実に理解してもらえるメールを書くには？

• メールをわかりづらくする3つのNG
• 返信で理解度を確認する

Q11　文章が長くなっても、きちんと意図が伝わるメールとは？

• プレゼンの技法「PREP法」を取り入れる
• 添付データ、ウェブサイトへのリンクも活用

Q12　相手との距離を縮めたい！　メールを使った工夫はある？

• 「前文」と「追伸」でメールに温かみを
• 「相手の話」「自分の話」が心に響く理由
• “ちょっとした話”はほどほどに

第3章 こんなときはどう書く？シチュエーション別NGメールとOKメール

01　面識のない相手にメールを書きたい

• ファーストメールの目的は「返信をもらう」こと
• 書き始める前に「相手」を知る
• 返事を書きたくなるメールを書く

02　お客様から返事が来ないので催促したい

• 「忘れている」以外の可能性も検討
• 「非を責めない」のが催促のコツ

03　部下に仕事の指示を出したい

• 抽象的な指示では動けない
• 部下の「心」と「身体」を動かすメールを書く
• 指示後のフォローも忘れずに

04　上司に業務の進捗状況を報告したい

• 「客観的事実」と「主観」の区別をハッキリと
• 「現状」と「課題」が伝わるメールを書く

05　約束の時間を失念し、相手を怒らせてしまった

• 「まずメール」は大間違い
• メールで「取り急ぎ」の謝罪をする

06　上司にトラブルの報告をしたい

• “全体像”が把握できる報告を
• 経過と現状を伝え、指示を仰ぐ

07　自分の後任となった部下の仕事をフォローしたい

• 「つい見かねて……」が引き継ぎの邪魔をする
• 「CC」でフォローする／必要に応じてレスポンスを

08　部下を冷静に叱りたい

• 感情的な言葉がやる気を奪う
• 「気づかせる」メールが部下を育てる
• 「言われる立場」になって読み返す

09　取引先にクレームをつけたい

• 相手を責め立てても意味がない
• 望む対応を明確に
• やりとりをメールだけで終わらせない

10　得意先からクレームをつけられてしまった

• “その場しのぎ”がさらに相手を怒らせる
• 対応策は「できること」「できないこと」を明確に
• 複数の目で文面チェック

11　お客様からの依頼を断りたい

• 時間が経つほど断りにくくなる
• カドを立てずに、断る意思を明確に伝える

12　取引先に納期短縮をお願いしたい

• 「事情がある」のは自分だけ？
• 「気持ちよく受け入れてもらうこと」を第一に

第4章 どう対処すればいい？ビジネスメールのトラブル解決法

トラブル01　書きかけのメールを送ってしまった！

• 作業を中断すると集中力も途切れる
• 「仕事が粗い」というイメージにつながることも
• 素早く訂正のメールを送信
• 「自分の型」を守ることがミスを防ぐ

トラブル02　件名のないメールを送ってしまった！

• 焦る気持ちがミスを招く
• 件名がない＝迷惑メール？
• 件名をつけ直して再送する
• アラート機能を利用する

トラブル03　相手の社名や氏名を間違えてしまった！

• 「うっかり」と「思い込み」注意
• ひと文字違うだけでも……？
• 「気づかぬフリ」がさらにイメージを悪化させる
• 返信の宛名は「コピー＆ペースト」で

トラブル04　迷惑メールと間違えて、大切なメールを削除してしまった！

• 誤削除を引き起こす3つの事情
• 再送をメールで依頼する
• 大切なメールを消さないように環境の整備を
• 大量のメールに埋もれないために

トラブル05　返信したつもりのメールが送られていなかった！

• 送ったつもりが「下書き」に
• 「送り忘れ」によって双方の仕事が滞る
• 気づいたら即返信
• 手持ちのタスクは積極的に手放す

トラブル06　BCCで送るべきものをCCで送ってしまった！

• 「メールに慣れてきたころ」が危ない
• メールアドレスは大切な個人情報
• 速やかに「謝罪＋削除依頼」を
• 大人数への配信は「一斉配信ソフト」で

トラブル07　同姓の人に間違って送信してしまった！

• 「鈴木」「山田」「田中」……人数の多い姓に注意
• 重要な情報が第三者に流出
• 本来の宛先と間違えた宛先、双方に連絡をする
• アドレス帳の登録はフルネームで

トラブル08　個人宛てのメールをMLに投稿してしまった！

• 「ついうっかり」で情報が広がってしまう
• 悪口や噂話も筒抜けに
• メールの相手とMLの参加者に謝罪する
• MLのルールをつくる
• 「Googleグループ」で情報共有が簡単に

トラブル09　社内の重要文書をそのままお客様に転送してしまった！

• 添付間違い、宛先間違いで重要文書が流出
• 売上減、信用失墜、ブランドイメージの低下にも発展
• 必ずデータを削除してくれるよう依頼
• 「社外秘」の定義づくりを

第5章 これをマスターして一歩先へ！超効率的ビジネスメールのテクニック

01 メールを速く書こうとすると、誤字が増えてしまうんです

• さっそく登録してみよう
• 「記号＋語句」で確実に呼び出す
• 登録した語句は部署内で共有

02 長い文章になると、どうしても時間がかかるんです

• 「たまに書く文章」もテンプレート化
• テンプレートも部署内で共有
• テンプレートは「育てる」もの

03 メールをカンタンに整理したいんです

• 「ルール設定」でメールの整理を自動化
• メッセージルールを設定しよう
• 法人は「ドメイン名」で振り分ける
• 受信トレイをタスクリストに見立てる

04 いつお客様にメールを送ったら効果的なのか、わからないんです

• 「自然なタイミング」を見極める
• メールが届くたびに「好き」が強化される

05 打ち合わせの時間や回数を減らしたいんです

• 打ち合わせを増やす犯人は？
• 先回りをして情報を伝えよう
• 「会うこと」の意味を考える

06 メールを送る相手と、もう少し仲良くなりたいんです

• 相手の心にもう一歩近づく
• 「共通項」で関係を深める
• 「共通項」の見つけ方
• 「追伸」に共通項を反映させる

07 メールのやりとりが延々と続いてしまうんです

• あなたも“メール中毒”？
• チャット状態を回避する4つの対策

エピローグ

• 「〇〇したい！」逆引きインデックス

コラム

• 宛名間違い？　それとも使い回し？
• 怖いくらい熱いんですけど……
• えッ!! 何で返事をくれないの!?
• 相手を喜ばせるメールを最高のタイミングで

補足

• 本書では、メールソフトの設定に関して、「Microsoft Outlook 2016」の場合を想定して解説しています。また、使用画像も、特に断りのない限り、「Microsoft Outlook 2016」のものを使用しています。
• Windows,Outlook Express,Microsoft Outlookは、アメリカMicrosoft Computer,Inc.のアメリカ及びその他の国における登録商標または商標です。
• その他、本書に掲載した製品名などは各社の登録商標、商標または商品名です。本文中ではTM,Ｒなどは表示していません。
• 本書は2008年11月にあさ出版で刊行した同名の単行本の改定新版です。