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はじめに 仕事が速い人のメール発想

１.メールが速い人は仕事も速い？

• 仕事が速い人の発想①「主導権」を握る
• 仕事が速い人の発想② ムダなことを排除する
• 仕事が速い人の発想③ 優先順位をつけない
• 仕事が速い人の発想④ 相手の思考を先回りする
• 仕事が速い人が気をつけている 　 ５つのポイント

２.目的を意識しながら書く

• すべてのビジネスメールには「目的」がある
• 「目的」を伝えるために必要な６Ｗ＋３Ｈ
• メールを送る前にシナリオをつくる
• 先回り力を駆使してメールを書く
• 一番効果的なタイミングでメールを送る
• 一度口にした約束を軽く扱わない
• 間違いを恐れないで送信する

３.ビジュアルを工夫して読ませる

• 選ばれるのは読めるメール＆読みたいメール
• ブロック化・空行で本文を美しく整える
• 箇条書きで相手の理解度をアップさせる
• ７つの要素を意識してメールをつくる
• 「なぜ、このメールを送ったのか」を先に書く
• 文章をできるだけコンパクトにする

４.確実に返信を受け取る

• めんどくさそうなメールには返信をしてもらえない
• 面識がない人に送るメールは〝ラブレター〟のように書く
• まずは自分から相手のファンになる
• 件名に開封したくなるキーワードを入れる
• 「逃げ道」を用意して催促メールを送る
• 期限を１秒でも遅れたら問い合わせる
• 相手の感情を大切に受け止める

５.相手の心に刺さる言葉を使う

• 言葉で相手の心を動かす
• 使えるフレーズはストックしておく
• ネガティブフレーズをポジティブフレーズに変換する
• ムダな前置きはカットする
• 「お手すきのときに」という配慮は必要ない
• 「させていただきます」を徹底排除する
• 安易に「思います」を使わない
• ３つのポイントでケンカ腰の相手をいなす
• 聞きづらいことをあえて聞く
• 言葉のレベルを意識する

６.メールの処理時間を削減する

• ４つのアプローチで処理時間を減らす
• すべてのメールに即レスする
• 処理できないときはメールのチェックをしない
• 即レスできないメールはいったん受領の連絡をする
• 部分引用を使って素早く返信する
• ＣＣは必要最低限にする
• あえてメール以外の連絡手段を使う
• 単語登録でスピーディーに入力する
• テンプレートを１２０％活用する
• キーワードを拾って速読する