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仕事が速い人はどんなメールを書いているのか


仕事が速い人とそうではない人、その違いは一体どこにあるのか――?これまでに1万通を超えるビジネスメールを添削してきた著者が、仕事が速い人が書くメールの共通点を徹底分析。「目的」「ビジュアル」「返信しやすさ」「言葉」「処理時間の削減」の5つの観点から、仕事をスピーディーに進めるためのメール術をわかりやすく解説。本書のテクニックを応用すれば、定時退社も夢じゃない?(アマゾンより抜粋)

本の詳細

著者
平野友朗
定価
1,350円+税
単行本
192ページ
出版社
文響社
発行年月
2017年3月15日
ISBNコード
978-4905073789

目次データ

はじめに 仕事が速い人のメール発想

1.メールが速い人は仕事も速い?

  • 仕事が速い人の発想①「主導権」を握る
  • 仕事が速い人の発想② ムダなことを排除する
  • 仕事が速い人の発想③ 優先順位をつけない
  • 仕事が速い人の発想④ 相手の思考を先回りする
  • 仕事が速い人が気をつけている   5つのポイント

2.目的を意識しながら書く

  • すべてのビジネスメールには「目的」がある
  • 「目的」を伝えるために必要な6W+3H
  • メールを送る前にシナリオをつくる
  • 先回り力を駆使してメールを書く
  • 一番効果的なタイミングでメールを送る
  • 一度口にした約束を軽く扱わない
  • 間違いを恐れないで送信する

3.ビジュアルを工夫して読ませる

  • 選ばれるのは読めるメール&読みたいメール
  • ブロック化・空行で本文を美しく整える
  • 箇条書きで相手の理解度をアップさせる
  • 7つの要素を意識してメールをつくる
  • 「なぜ、このメールを送ったのか」を先に書く
  • 文章をできるだけコンパクトにする

4.確実に返信を受け取る

  • めんどくさそうなメールには返信をしてもらえない
  • 面識がない人に送るメールは〝ラブレター〟のように書く
  • まずは自分から相手のファンになる
  • 件名に開封したくなるキーワードを入れる
  • 「逃げ道」を用意して催促メールを送る
  • 期限を1秒でも遅れたら問い合わせる
  • 相手の感情を大切に受け止める

5.相手の心に刺さる言葉を使う

  • 言葉で相手の心を動かす
  • 使えるフレーズはストックしておく
  • ネガティブフレーズをポジティブフレーズに変換する
  • ムダな前置きはカットする
  • 「お手すきのときに」という配慮は必要ない
  • 「させていただきます」を徹底排除する
  • 安易に「思います」を使わない
  • 3つのポイントでケンカ腰の相手をいなす
  • 聞きづらいことをあえて聞く
  • 言葉のレベルを意識する

6 メールの処理時間を削減する

  • 4つのアプローチで処理時間を減らす
  • すべてのメールに即レスする
  • 処理できないときはメールのチェックをしない
  • 即レスできないメールはいったん受領の連絡をする
  • 部分引用を使って素早く返信する
  • CCは必要最低限にする
  • あえてメール以外の連絡手段を使う
  • 単語登録でスピーディーに入力する
  • テンプレートを120%活用する
  • キーワードを拾って速読する
  • 貸し会議室
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