vol.522 Gmailを有効活用～添付忘れとメールの取り消し

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ vol.522━2010.05.17━
メルマガ成功法　★メルマガコンサルタントの稼ぐ思考★　　 　　　 66,099部
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┃目次∥◎ごあいさつ　　　∥PC onlineのコラムで<瞬間>2位を獲得！
┃　　∥◎メインコンテンツ∥Gmailを有効活用～添付忘れとメールの取り消し
┃　　∥◎実践塾のお知らせ∥インタビュー「次から次に届くネタが魅力」追加
┃　　∥◎近況報告　　　　∥ビジネスメールのeラーニングの成功に向けて！
┃　　∥発行：アイ・コミュニケーション　平野友朗
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　こんにちは。
　アイ･コミュニケーションの平野友朗です。

　先日のメルマガで

　「日経パソコンPC onlineへ第1回のコラムを公開しました！」
　とご報告をしましたが、いろんな方に読んでいただいたようで、
　連載としてはこの上なくいい滑り出しができました。

　直井研究員が執筆、私が監修をしていますが
　本人も、日経パソコンの担当さんもやる気満々です！

　http://bit.ly/9wnWig

　こういったビジネスメールのコラムというのは
　まじめに読み解くことが大半でした。

　しかし今回は、ちょっと抜けているけど切れ者の研究員（＝直井さんの役）と
　ビジネスメールを知り尽くした所長（＝私の役）の2名で掛け合いをして
　もっと身近な問題として感じてもらえるようにしています。

　今まで、800本以上のメルマガ。
　13冊の書籍、コラムも50本以上書いてきました。

　その中で見つけた新しいスタイル。
　是非お楽しみください（笑）

　スタートが好調のようで、
　アクセスが多い日は全コラムの中で2位のアクセス数を記録。

　週間ランキングでもベスト10に入っています。

　毎週続くこのコラム。
　これからどうなるのか、展開が楽しみです。

　早速第2号もアップされたようです。

　「どうでもいいことCC部下」に上司は辟易
　http://bit.ly/9ANIMU

　応援よろしくお願いします！

 

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【メインコンテンツ】　Gmailを有効活用～添付忘れとメールの取り消し機能
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　前回のコラムで、Gmailを使ってメールの検索の時間を短縮しよう！
　というお話をしたのですが、反響が一番良かったのが社内でした（笑）
　http://www.sc-p.jp/products/mail/2010/000437.html

　Gmailには他にどんな使い方があるんですか？
　裏技教えてくださいよ！
　という要望も出てくるくらい。

　そこで今回は第2弾としてGmailのオススメ機能についてお話ししましょう。

　なぜ私がGmailを使っているかというと、
　作業環境が3箇所にあるからです。

　一つは自宅。

　自宅で朝メールの返事を書いてから会社に行きます。
　また、土日仕事をする場合は、家でメールをやっています。

　日中は当然会社にいるので、
　2つめの作業空間は、会社です。

　そして3つめは、それ以外の場所にノートパソコンで。
　つまり3台のパソコンをそれぞれ使っているのです。

　現在は、自宅のパソコンにはBecky!というメールソフトを入れて使い、
　その他の環境では、Gmailを利用しています。

　Gmailの画面からメールを返信をしても、自分のinfo@sc-p.jpのアドレスから
　送ったように見せることができるので、受け取った方も違和感がありません。

　これが私の作業空間です。

　USBでメールを持ち歩いたり、
　すべてGmailで処理することも考えたのですが
　どうしてもGmailだと既読・未読が分からなくなってしまったり、
　フォルダで管理ができないので、両方併用していいとこ取りをしています。

　Googleには、「先進的なサービスの実験室」として、Labsがあります。
　http://www.googlelabs.com/

　公式機能にはなっていないけど、実験的にいろいろなものが公開されています。

　英語ですが、Google Chromeなどで翻訳をしながら見ると
　（訳は変なところもありますが）どんな拡張機能なのかはわかるでしょう。
　http://www.google.com/chrome/intl/ja/landing.html?hl=ja&hl=ja

　私が特にオススメしているのは、Gmail Labsの次の3つの機能です。
　（説明文は、Gmailのページから抜粋）

　--------------------------------------------------------------------------
　■検索のオートコンプリート
　検索ボックスに入力した文字に応じて、連絡先や演算子の検索候補が表示されます。

　■送信取り消し
　間違って [送信] ボタンを押してしまったことはありませんか？[送信] を
　クリックしてから数秒以内ならメールの送信をキャンセルすることができます。

　■スーパースター
　星マークの他にもアイコンを追加できます。まずこの機能を有効にしてから
　(1)[設定] ＞ [全般] でアイコンを選択します。
　(2)S キーを押すか、アイコンをクリックすると、(1) で選択したスーパースター
　　　が順番に切り替わります。
　(3)アイコンごとにメールを探すには、検索演算子「has:」を使います
　　(例: 「has:red-bang」、「has:blue-star」)。各アイコンの名前は
　　[設定] ＞ [全般] で画像の上にマウスを置くと表示されます。
　--------------------------------------------------------------------------

　是非使って見てくださいね！

　もうちょっと解説を加えましょう。

　メールでのミスはいろいろと見てきましたが

　・添付ファイルの付け忘れ
　・送ったと同時に気づくミス

　この2つが多いように思います。

　この2つのミスはGmailを使うと格段に減らすことができます。

　Gmailの場合、本文中に「添付」という文字があるのに
　添付ファイルが付いていないと

　--------------------------------------------------------------------------
　ファイルを添付しましたか？
　メッセージに「添付」と書かれていますが、ファイルが添付されていません。
　このまま送信しますか？
　--------------------------------------------------------------------------

　と出るようになっています。

　添付ファイルを送るときに「添付」と書く癖のある人は
　つけ忘れていたとしても、100％未然に防ぐことができるようになるでしょう。

　ちなみに、Gmailを使っていない人も大丈夫。

　本文中に「ファイルを添付しました」と書くだけで
　Gmailを使っていなくて、アラートが出なかったとしても、
　相手の人が気づいてくれます。

　相手の人から「添付無いですよ！」と言ってもらえるのです。

 

　もう一つは、「送ったと同時に気づくミス」です。

　たとえば、送信ボタンから手を離した瞬間に

　・相手に様をつけ忘れた
　・書きかけで送ってしまった
　・添付ファイルをつけ忘れた
　・上司をCCに入れ忘れた

　などが発覚することがあります。

　そんなとき「今のメールを取り消せたらな」と思うかもしれません。
　今までは、注意深くするしかありませんでした。

　でも・・・安心してください！
　これが夢ではなくなったのです。

　先ほどご紹介した送信取り消しの機能を入れると

　送信をクリックしてから数秒以内ならメールの送信をキャンセルできるのです！！
　~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

　送信した後に画面の上部に

　「メッセージを送信しました。●●さんに Gmail を紹介 取消 メッセージを表示」
　という文字列が出ます。

　そこで「取消」をクリックすると
　このメッセージが下書きに入って、送信前の状態に戻るのです！

　これってケアレスミスが多い人にとっては
　本当に夢のような機能ですよね。

　さっそく、弊社でも導入した人がいるようです（笑）

 

　前回に引き続き、メール術についてご紹介しました。
　ソフトは日々進化しています。

　慣れているソフトもいいですが
　乗り換えるに値するソフトもあるはずです。

　そんなときは、思い切って見直しをしてみるのも良いでしょうね。

 

　　　　↓　　　　↓　　　　↓　　　　↓　　　　↓　　　　↓

　★今回の記事が面白かった方はtwitterやブログでご紹介ください。
　　有効だと思ったら「つぶやいて」くださいね！
　　紹介文・URLはこちらです。

　「Gmailを使うと添付ファイルの付け忘れがゼロに！
　　送った瞬間にしまった！と思ったメールの取り消しもできるんです。
　（メルマガ成功法522号より）http://bit.ly/91fEAq」

　平野友朗のtwitterはこちらでご覧頂けます。
　http://twitter.com/hiranotomoaki

　（12時頃につぶやいているのでそちらをRTしてくださいね）

　このメルマガが、今後のお仕事のお役に立てば幸いです。

 

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【実践塾のお知らせ】インタビュー「次から次に届くネタが魅力」追加しました
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　4月に7人の会員さんに、
　「実践塾について」のインタビューをとらせて頂きました。

　その第一弾がいよいよ公開です。
　http://jissenjyuku.jp/voice/shimizu.html

　●平野友朗の印象
　●実践塾の入会のきっかけ
　●入会前の悩み、解消
　●教材の利用方法
　●迷っている方へのメッセージ

　など盛りだくさんです。

　ちょっと意外だったのは

　「実は、会う前は、ネット系の経営者は、イケイケな人が多いので、
　　平野さんもそういう方かと思っていました。でも・・・」

　この一言です（笑）

　まずは感想を読んで、どんな会なのか感じてくださいね！
　　http://jissenjyuku.jp/voice/shimizu.html

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　■今すぐ入会される方はこちら（5月号が届きます）
　　・『起業家も見た目が9割』＋最新ニュースレター
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【近況報告】ビジネスメールのeラーニングの成功に向けて！
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　昨年「ビジネスメールのeラーニング講座」を公開したのですが
　これがまだまだ広がりが足りません。

　そこで、一から「なぜ広がりが遅いのか」をじっくりと考えてみました。

　「なぜ、研修担当社様がトライアル利用をしないのか」
　「なぜ、トライアル利用をした企業様が利用にいたらないのか」

　このなぜの裏側にある「不満」「不安」などの理由を
　研修担当者様になりきって妄想してみました。

　すると、10分考えただけでも数十の理由が浮かびます（笑）
　そのくらい、いろんな阻害要因があったのです。

　まず、eラーニングの存在を知らない。
　トライアル利用があるということを知らない担当者がいる。
　トライアル利用をしたら売り込まれるという誤解がある。
　マニュアルがないので、イメージがわかない。
　チラシのバージョンが古い。

　などなど。

　どんどんそのような問題が出てくるのです。

　現在、手が空いたときにはこのeラーニングと研修の資料をいじったり
　見せ方を再考したりしています。

　サイトを4月にリニューアルしたのですが
　そこからの資料請求も日々増えています。
　http://business-mail.jp/material.html

　このようなカイゼン。
　これを続けることがとにかく大事ですね。

　やっぱり今年の私のテーマはカイゼン、見直し。
　これにつきます。

　すべてにおいて、当たり前にやっていたことを見直しです！！

　　　　　　　　☆　　　　　☆　　　　　☆

　ぜひ、ビジネスメールの研修やeラーニングのトライアルのご相談が
　ありましたらお気軽にお知らせくださいね。

　じっくりとお話しさせていただきたいなぁと思います。

　■ビジネスメールのお問い合せはこちらから
　　http://business-mail.jp/contact.html#form

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