vol.521 モノを探す時間が一番ムダ　～メール検索編～

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ vol.521━2010.05.13━
メルマガ成功法　★メルマガコンサルタントの稼ぐ思考★　　 　　　 66,078部
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┃目次∥◎ごあいさつ　　　∥メンタルデトックスで健康な心を手に入れる！
┃　　∥◎メインコンテンツ∥モノを探す時間が一番ムダ　～メール検索編～
┃　　∥◎実践塾のお知らせ∥5月号『起業家も見た目が9割』を公開しました
┃　　∥◎近況報告　　　　∥To、Cc欄に“様”をつけることの是非
┃　　∥発行：アイ・コミュニケーション　平野友朗
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　こんにちは。
　アイ･コミュニケーションの平野友朗です。

　4～5年ぶりくらいに田原祐子さんからご連絡をいただきました。
　田原さんというのは、オール電化普及に貢献した、陰の仕掛け人で、
　業界では名前を知らない人がいないくらいの有名人。

　以前お会いしたのはインターネットマーケティングのセミナーだったのですが
　そこからお付き合いがあり、書籍が出る度にご連絡をいただいていました。

　今回、ご連絡をいただいた本は
　メンタル（精神）のデトックス（毒抜き）の本で、
　今までの営業系の本とは全く印象が違います。

　ずっとオール電化の専門性ばかり見ていたのですが
　実は、1100社、10万人のビジネスパーソンを指導していたんですね！
　その中で見つけた「心の解毒」メソッド。
　とてもおもしろく読ませていただきました。

　私の周りの人や、読者さんもそうかもしれませんが、
　すでに限界まで頑張っている人って多いんですよね。

　そんな人たちに対して「頑張れ！」とは言わない方がいいわけです。

　「もっと頑張れる」
　「もっとやらないと」

　そんな思いを自分に課して、つぶれてしまうかもしれません。

　そうならないように、自分がちゃんとやっていることを認めて
　毒を抜く作業や考え方を変える作業も必要です。

　仕事は個人プレーもありますが、チームでやることの方が多いです。
　だからこそ、チームみんなの精神状態を良くして
　一つのものに取り組みたいですね！

　■がんばりやのあなたをラクにするメンタルデトックス (単行本)
　・著者：田原祐子さん
　・240ページ
　・出版社: 実業之日本社 (2010/4/27)

　■書籍とワークショップの詳細はこちら
　　http://www.tahara-yuko.com/book2010/

　それでは、メインコンテンツにいってみましょう！

 

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【メインコンテンツ】　モノを探す時間が一番ムダ　～メール検索編～
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　昨日もビジネスメールに関する講演をしていたのですが
　そこの中で、いつも力を込めて話すのが

　「モノを探す時間が一番ムダ」

　ということです。

　みなさん、自分がものを探すのにどのくらいの時間をかけていますか？

　仮に1日5分だとしましょう。
　250日働く人なら・・・。

　5分×250日≒20.8時間≒2.5日（※1日8時間労働の場合）

　実際はもっと多くの時間を「探す」事に費やしているようです。

　探す時間を減らすために、私もいろいろなことをやっています。
　今日はそのお話を少ししますね。

　■メールの検索時間

　今までメールソフトは、outlook express、Becky!などいろいろと
　使ってきました。

　いつも感じるストレスは、検索が遅い！ということです。

　もしかして、メールを送ってくれた○○さんって
　昔、問い合わせしてくれているかも。

　失礼がないように対応をしたいから、メールを検索して確認しよう。

　そう思って、全部のフォルダに対して縦断的に検索をかけると
　膨大な時間がかかってしまいます。

　でもきちんと履歴を確認したい・・・。

　私の場合、メールはすべて保管しています。
　その数なんと10万通以上。

　そのため、なかなか進まない検索にイライラしていました。

　しかし、　あるときから、Gmailを導入してそのストレスがゼロに。

　具体的な方法ですが、

　１．受信したメールはメールサーバーから
　　　直接Gmailの自分のアドレスに転送

　２．送信メールのBCCにいつもGmailのアドレスを設定

　この2つの作業をしておくだけで
　自分のGmailのアドレスには、すべてのメールが集約されます。

　メールソフトによっては、BCCに毎回手動で入れなくてはいけませんが
　それも非常に効率が悪いのでオススメしません。

　しかし、Becky!を使うと、あらかじめBCCに特定のアドレスを入れる
　という設定が簡単にできてしまいます。

　Gmailのアドレスを持っていない人はアドレスを取ったり
　転送設定をするなど、はじめは30分くらい時間がかかるかもしれません。

　しかし一度設定してしまえば検索結果がなかなかでないイライラからは
　直ぐに解放されます。

　GmailはGoogleの検索の技術を使っています。
　そのため、すぐに検索結果が表示されます。

　アドレス、件名、本文、時間（期間）での検索が簡単にできてしまいます。
　これが実はとっても使い勝手がいいのです。

　たとえば、メールをいただいたときに
　「どっかで見たことがあるなぁ」と思ったら
　Gmailを立ち上げて、名前とアドレスで検索をするようにしています。

　なぜ、名前とアドレスで検索をするのかというと・・・

　ハンドルネームを使っていたり、アドレスが変わっている可能性があるからです。
　

　先日も、このように検索をして対応したのですが
　1年前に書籍の感想をいただいていたことが分かったので

　「1年前にも書籍の感想いただいていましたよね！
　　いつもありがとうございます」

　と返事をすることができました。

　そうすると相手の方も喜んでくださいますし、
　びっくりしていました（笑）

　問い合わせに対して、このように検索をしてから返事をする。
　これってとっても有効な手段ですよ。

 

　今日は、検索時間の短縮のためのGmailの活用について書きました。
　ぜひ、試してくださいね！

　検索の時間は馬鹿になりませんから。

 

　ちなみに、最近は外出先で調べ物をしたくなったら
　iPhoneでGmailを起動して直ぐに検索をします。

　相手の住所や携帯番号など、
　これを使ったら直ぐに見つけられますからね。

　このような情報は手帳に書く必要がなくなりました。

 

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　「モノを探す時間が一番ムダ　～メール検索編～
　（メルマガ成功法521号より）http://bit.ly/bcIqGC」

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　http://twitter.com/hiranotomoaki

　（12時頃につぶやいているのでそちらをRTしてくださいね）

　このメルマガが、今後のお仕事のお役に立てば幸いです。

 

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【実践塾のお知らせ】5月号『起業家も見た目が9割』を公開しました！
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　みなさんの第一印象は何でつくられると思いますか？
　聞くまでもありませんが、「見た目」ですよね。

　この見た目というのは何でしょうか？
　細かく分けると、着ているものや雰囲気です。

　今は、Webサイトを見て雰囲気を確認する人が増えています。
　だからこそ、「写真」も重要です。

　そこで今回は、私のスタイリストをしてくれている三好さんと
　プロフィール写真の撮影をしてもらった善本さんのお二人に
　「見た目」についてのお話をしていただきました。

　ワンランク上のステージに行きたいと思っている方は、
　この機会にプロフィール写真と服装を見直してみてはいかがですか。

　■主な収録内容

　・就職面接で不採用にする第1理由は「●●な見た目」
　・プロフィール写真を撮る前にまず考えることは
　・自己満足な写真にしない方法
　・ターゲットによってプロフィール写真を変える
　・いい表情を撮るためのコツ
　・デジカメでうまく撮る方法
　・●●に気をつけると小顔に見える
　・●●を変えるだけで印象がよくなる
　・信頼感を与える着こなし術
　・ここだけはチェック！ジャケットの選び方
　・スーツの型と与える印象の関係
　・テレビ映りのいい服装と素材
　・女性起業家の必須アイテムは
　・印象形成に影響する5つのポイント
　・好感度の上がる名刺交換の方法
　・今すぐ話上手になるコツ

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【近況報告】To、Cc欄に“様”をつけることの是非
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　火曜日に「ビジネスメールの宛先欄に関する意識調査」の
　プレスリリースを出しました。

　タイトルは、
　メールの宛先（To、Cc）欄に“様”をつけることは、過半数が「必要ない」
　です。

　http://www.sc-p.jp/news/10/000429.html

　これからしっかりと分析をしなくてはいけませんが
　twitterのコメントを見ていると

　「そんな非効率な人がいるのか？」
　「そういえば、いつもつけている」
　「つけないとまずいのかなぁ・・・」

　などのコメントが寄せられています。

　私の考えは、「つける必要がない」なのですが・・・
　思った以上に迷っている人が多いようですね。

　これからも、啓蒙をしっかり続けなくては。
　そう思い、今はtwitterで関連するコメントを見つけたら
　1件1件に返事をしています。

　今後のメールセミナーでも話した方が良さそうですね。
　http://business-mail.jp/lecture/index.html

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