vol.482 自動返信メールに工夫をしていますか？

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ vol.482━2009.10.13━
メルマガ成功法　★メルマガコンサルタントの稼ぐ思考★　　 　　　 68,995部
┏───────────────────────────────────
┃目次∥◎ごあいさつ　　　∥まぐまぐのメール／今日から新メンバー追加
┃　　∥◎メインコンテンツ∥自動返信メールに工夫をしていますか？
┃　　∥◎実践塾のお知らせ∥10月号の教材はなんとメルマガ！
┃　　∥◎オススメの書籍　∥成功している人の新習慣「1分間記録術」　他
┃　　∥◎近況報告　　　　∥まぐまぐのメルマガに広告が挿入される！
┃　　∥発行：メルマガコンサルタント　平野友朗
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┛

　おはようございます。
　アイ・コミュニケーションの平野友朗です。

　まぐまぐでメルマガを出している皆さんには、
　まぐまぐさんから、衝撃的なメールが届きましたね・・・。

　今いくつかのメルマガでその考察がなされています。

　私も「こうなるだろう」
　と言う予測を書かせて頂きました。
　詳しくは「近況報告（編集後記）」のコーナーで。

　今日から新しいアルバイトさんが出社します。
　Webサイトの構築も出来るそうなので
　即戦力になりそうな予感！

　会社がどう発展していくのか、
　またメルマガ内で実況中継していきますね。

　■お知らせ

　　10月20日のビジネスメール講座が、おかげさまで早くも満員になりました。
　　すでに募集は修了となっております。ご了承ください。

　　今後は、11月11日（水曜）、12月17日（木曜）の開催がございます。
　　11月分もそろそろ半分以上埋まっておりますので、
　　ご希望の方はお早めにお申し込みくださいね！

　　http://business-mail.jp/lecture/about.html

 

　それでは、メインコンテンツに行きましょう！

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【メインコンテンツ】　自動返信メールに工夫をしていますか？
------------------------------------------------------------------------

　メルマガについてのノウハウを色々と書いていますが
　Web上の顧客との接点というのは、それだけではありません。

　・営業マンが送るファーストコンタクトのメール
　・顧客とのやりとりで発生するメール
　・自動返信メール

　などなど。

　通常のメルマガ以外にもたくさんの接点があるのです。

　そこで今回は、ちょっと違う角度からお話しをしたいと思います。

　今日のテーマは「自動返信メールに工夫をしていますか？」
　ということで、自動返信メールについて考えたいと思います。

　みなさんも顧客として、いろんな企業さんとメールの
　やりとりをしていることでしょう。

　そしてそのときに、「この会社はいい」「この会社は嫌い」などと
　評価をしていませんか？

　実は、あなたが企業のメールを評価しているのと同様に、
　あなたの会社のメールも評価されているのです。

　あなたがもしお問い合わせ窓口をネット上に開設して入れば
　「お問い合わせありがとうございます」
　「解決策をご連絡します」

　などの返信メールや回答メールの一つ一つが
　印象形成につながっているのです。

　まずは、わかりやすいように例を一つあげましょう。

　あなたが問い合わせをした企業から次のようなメールが
　届いたらあなたはどのように感じますか？

 

　----------------------------------------------------------

　件名：お問い合わせありがとうございます

　　この度はお問い合わせいただきまして、
　　誠にありがとうございます。

　　担当者より追ってご連絡差し上げます。
　　今しばらく待ちくださいませ。

　　━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
　　有限会社アイ・コミュニケーション
　　http://www.sc-p.jp/
　　info@sc-p.jp
　　━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

　----------------------------------------------------------

 

　こんなシンプルなものあり得ないよ！！
　と思うかも知れませんが、実際にこういうメールを受け取ることは多いです。

 

　おそらくこれを見たあなたは「あ～～。自動返信メールか」と
　感じるだけでしょう。

　自動返信メールが届くのは当たり前のことなので、
　「ちゃんと届いたんだ。良かった」くらいの感想は持つかも知れません。

 

 

　では、次のサンプルのようなメールが届いたらいかがでしょうか？

　----------------------------------------------------------

　件名：●●様、お問い合わせありがとうございます

　　●●様

　　この度はお問い合わせいただきまして、誠にありがとうございます。
　　担当させていただきます、アイ・コミュニケーションの平野友朗です。

　　いただいたメールを確認しまして、
　　1営業日以内に何らかのご連絡をさせていただきます。

　　今回お問い合わせいただいている内容は
　　－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
　　◆お名前：○○○○
　　◆email:○○○○
　　◆お問い合わせ内容：○○○○○○○○○○○○
　　○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
　　○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
　　－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

　　もし追加のご質問などがございましたら
　　次の宛先まで、ご一報ください。

　　平野友朗　info@sc-p.jp

　　お急ぎの場合は、お電話でもかまいません。
　　それでは、今しばらくお待ちくださいませ。

　　━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
　　　有限会社アイ・コミュニケーション　平野友朗
　　　住所：〒101-0061
　　　東京都千代田区三崎町3-10-2 みさきＢＬＤ7階
　　　03-3263-4900（tel） ／ 03-3263-4903（fax）
　　　URL:http://www.sc-p.jp/
　　　Mail:info@sc-p.jp
　　━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

　----------------------------------------------------------

　この2つメールで大きく異なるのは、
　問い合わせをしている人に対する気遣いがあるかどうかです。

　この気遣いこそが、良い印象を作るのです。

　初めのメールでは、ただ問い合わせが出来ていることだけしか分かりません。
　そんな最低限のメールです。

　2つの目のメールでは、多くの情報提供や気遣いが出来ています。
　大きく異なるのは次の5つのポイントでしょう。

　では、それぞれのポイントとその説明をしますね。

 

　【１】担当者を明確にしている

　　担当者を明確にし、責任の所在を明らかにしています。
　　それにより、誰だか分からないという不安感を払拭しています。
　　一般に問い合わせをすると、担当者名が誰だから分からないケースが
　　多いのです。そのため、早い段階で担当名を明かすことは有効です。

　【２】返事がいつまでに出来るのかスケジュールを伝えている

　　相手も回答が欲しいから問い合わせをしているはずです。
　　このように期限を明確にすることによって、相手も
　　「○○までに返事がもらえるなら、今のうちにこれをしよう」
　　などのようにスケジュールを立てることが出来ます。

　【３】問い合わせ内容を伝えることにより、漏れがないか確認している。

　　問い合わせしたのはいいのですが、その内容を覚えていないと言うことが
　　あるかも知れません。そのような事態を避けるためにも、どのような内容で
　　問い合わせをしているのか、その写しを送ってあげた方が親切です。

　【４】急ぎの場合の対応として別の連絡手段を提示している

　　何らかの回答が欲しいから問い合わせをしているはずです。しかも時間的な
　　余裕がないケース、今すぐ知りたいというケースもあるでしょう。
　　この例の場合は、「１営業日以内で知らせますが、急ぎなら電話でも対応します」
　　ということを伝えています。
　　それによって、相手のスケジュールに配慮した対応となっています。

　【５】署名がしっかりと入っている

　　自動返信メールに署名が入っていないものをたまに見かけます。
　　メールとして送っているものですから、通常のメールと同様に署名を入れる
　　べきでしょう。これにより相手に提供できる情報（URL、電話番号など）が増え、
　　安心してもらえるようになります。

 

　今回は自動返信メールを題材にあげました。

　実は、ホームページやメールなどを活用してビジネスを行う場合、
　おろそかになってしまうのが自動返信メールなのです。

　サイト制作会社に依頼をしてそのまま放置、
　デフォルトで入っている簡素なメールと言うことも珍しくありません。

　定期的に自社のフォームから実際に入力をして
　どのようなメールが届くように設定されているのか、
　そしてそれを受け取ったお客様が不満に思わないのかを
　確認するようにしましょう。

　自動返信メールというのは、実は精読率が非常に高いメールなのです。

　・振り込み情報が書いてあるのでは？
　・発送に関する情報が入っているのでは？

　このような重要な追加情報が入っているケースも珍しくありません。
　だからこそ、きちんと自動返信メールを見直しましょう。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

　★メールがうまくなりたい方はこちら
　　　　http://business-mail.jp/lecture/about.html

　★メルマガがうまくなりたい方はこちら
　　http://www.best-partner.co.jp/seminar/16/01/index.html

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【実践塾のお知らせ】 10月号の教材はなんとメルマガ！/パーティの途中報告
------------------------------------------------------------------------

　■10月号の教材はなんとメルマガ

　　・本日発送開始です
　　・9月の開催した年に1度の大メルマガセミナーを映像化したモノです
　　・詳細はこちら
　　　http://www.jissenjyuku.jp/backnumber/28.html

　■パーティ募集スタート

　「ビジネス実践塾の大交流会-2009」が11月13日に開催されます。
　全国の会員さんにも声をかける1年に一度の大イベント。
　今回は赤字覚悟で（笑）料理が一番おいしいと評判のホテルをチョイス。

　皆さんの交流のお役に立てればと思っています。
　それに伴い、詳細ページを公開しました。

　★詳細はこちら
　　http://www.jissenjyuku.jp/news/000156.html

　※会員でない方も、もちろん今から入会すれば参加はできます。
　　まずは資料請求をしてくださいね！
　　http://www.jissenjyuku.jp/

　　　　　　　　　-----------------------------

　■注意■　ビジネス実践塾に興味をお持ちの方へ

　ビジネス実践塾では、会や私との相性を図るためにも
　資料請求をしてからでないと、入会できないシステムになっています。

　資料請求をすると、本番と同じ教材（バックナンバー）を
　1セットとニュースレターを1本プレゼント。

　「こんなにもらっていいの?!」と喜ばれているサンプル資料が
　お手元に届きます。入会する、しないは、今決めなくても大丈夫。
　面白くなければゴミ箱に捨ててもいいのです
　（これは悲しいですが・・・）

　資料を請求してみる価値があるサンプル資料をお届けします。
　資料請求者の負担はありません。文字通り、リスクゼロです。
　あなたのビジネスにお役に立てば幸いです。

　★資料請求はこちらから
　　http://www.jissenjyuku.jp/

 

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【オススメの書籍】・・・・成功している人の新習慣「1分間記録術」　他
------------------------------------------------------------------------
　このコーナーでは、最近『実際に読んだ本』をご紹介します。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

　●成功している人の新習慣「1分間記録術」 （有泉 芳彦 ）
　　http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/456970655X/scp-22/ref=nosim

　　細かい記録をきちんと取ることは語学学習に思った以上の効果を発揮する
　　ようですね。目的を持ったメモの取り方、その活用により、大きく道が
　　開けそうです。とにかく、1分間、ちょっとした記録の継続が大事です。

　●たった100円で大変革! A6ノートで仕事を超仕組み化しなさい （松宮義仁 ）
　　http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4198628122/scp-22/ref=nosim

　　A6ノートを活用したシンプルマッピング。マインドマップを分かる人にとっ
　　てはすんなりと受け入れられそうな概念です。初めに学習ありきというプロ
　　セスは興味深いです。確かに、学習しないことには何も出来ませんからね。

　●夢をかなえる気くばりの力 人生を変える39のアイデア （菊原 智明 ）
　　http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4047261033/scp-22/ref=nosim

　　ちょっとした気遣いが人生を大きく変えます。ものの見方も変わりますし、
　　周囲の人に大きな影響を与えることもあるでしょう。気持ちよく仕事をする
　　ためにもこの「気くばりの力」は身につけて欲しいですね。

　　★10/13-14に音声ファイルがもらえるキャンペーンがあるようです。
　　　http://www.tuki1.net/fp3_campaign/index.html

 

　　------------------------------------------------------------
　　　　　　　平野友朗の著作は11冊となりました。
　　　これから読んでみたいという方は、まずこの3冊からどうぞ！
　　------------------------------------------------------------

　★先輩起業家が教える 走りながら考える仕事術!【イチオシ】★
　　http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4534041497/scp-22/ref=nosim

　　　↑　私の仕事のやり方の『すべて』を分かりやすくまとめました！
　　　　　アマゾンのレビューを読んでからご購入くださいね！

　★「やり直し」のメルマガ営業術【メルマガを見直したいなら】★
　　http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4478001855/scp-22/ref=nosim

　　　↑　最後のメルマガ本。メルマガノウハウの決定版！

　★ビジネスメール 「こころ」の伝え方教えます【決定版】★
　　http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4774137588/scp-22/ref=nosim

　　　↑　メールでの仕事に加速をつけたいなら！この一冊。

 

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【近況報告】　まぐまぐのメルマガに広告が挿入される！
------------------------------------------------------------------------

　今日は近況報告ではなく、編集後記をちょっと書きたいと思います。

　いつかはこうなるだろうと予言したのは、確か今から2年くらい前。
　この予測は嫌なカタチで、当たることとなりました。

　まずは、まぐまぐから送られてきたメールを見てください。

　
> 【概要】
> 10月21日12時（正午）以降に配信されるすべての無料メルマガに対し、
> 冒頭部分に広告（ヘッダー広告）を自動挿入いたします。

> 【例外】
> 既に有料配信メニューをご利用のメルマガには広告は挿入されません。
> ・有料配信メニューはこちら↓
>http://www.mag2.com/sv/more_readers/yuryo/

> 【仕様】
> 広告部分は全角35文字×５行（URLを含みます）となり、
> その下に改行が２行入り、３行目から原稿が掲載されます。

　　　　　　　　　　　（中略）

> この広告による売上は、円滑なメルマガサイトの運営とともに、
> 毎月一定の率を各種NGO/NPOへ募金の予定です。

　と言うメールでした。

　つまり、皆さんが取っているメルマガの多くに
　このような広告が勝手に挿入されることになるのです。

　しかも広告が載るのはナショナルクライアントが中心。

　つまり、皆さん読みたい特定のジャンルの広告ではなく
　一般的な広告がどんどん載るようです。

　今、まぐまぐの有料配信メニューは月額 2,400円です。
　これを使うと、広告は挿入されません。
　多くの発行者が広告を嫌い、このメニューを採用すると思われます。

　でも、果たしてそううまくいくのでしょうか？

　・独自配信ASPの中には、弊社で提供しているアイ・メールのように2,000円～
　と言うものもたくさん存在します。

　そうなると、選択肢としてまぐまぐを選ぶ人は激減するでしょうし
　今後、乗り換えをする人が増えるでしょう・・・。

　本当にどうなるのか。
　興味を持って見守っていきたいと思います。

　-----------------------------------------------------------------

■広告募集中　68,995部へ広告の掲載が可能です。
　詳細はこちら　→<http://www.sc-p.jp/products/mail/ad.html>

■ビジネス実践塾の資料を請求してみませんか？（無料で教材が貰えます）
　詳細はこちら　→<http://www.jissenjyuku.jp/>

■メルマガの独自配信を簡単に始めたいなら「アイ・メール」がオススメ

　☆平野友朗が提供するイチオシのメルマガ配信サービス☆

　・セグメント配信が可能。
　・月々2000円から利用可能。
　・サポート充実。
　・初心者にも使いやすいシステム。
　・クリック測定可能。

　http://imail-system.com/index.html

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■お願い　～独自配信メルマガへの登録をお願いいたします！
------------------------------------------------------------------------

　独自配信の「メルマガ成功法」では、セミナーの割引情報、無料招待、
　アイ・メールの利用割引券（初期費用50%OFF）、書籍・教材のプレゼント、
　その他、地域性の高い情報、お得な情報を配信中！

　こういった特典は、独自配信の読者様に対して定期的に出しますので
　ぜひ、この機会にご登録くださいね！
　http://www.sc-p.jp/products/mail/mailmagazine.html

　※まぐまぐのメルマガ成功法で送る内容は、独自配信に含まれるので
　　独自配信を登録された方は、まぐまぐ！のメルマガは解除してください。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
＊　メルマガコンサルタント
＊　発行人： アイ・コミュニケーション　代表　平野友朗
＊　平野友朗公式サイト：<http://www.sc-p.jp/>
＊　メルマガの教科書：<http://m-magazine.jp/>
＊　ビジネスメールの教科書：<http://business-mail.jp/>
＊　ビジネス実践塾公式サイト：<http://www.jissenjyuku.jp/>
＊　E-MAIL：<info@sc-p.jp>
＊　社内・取引先・ご友人などへの転送はご自由にどうぞ。
　　ただし、無断転載は厳禁です。出所を必ず明記してくださいね。
------------------------------------------------------------------
■広告や記事中でご紹介している商品・サービスに関してのトラブル等に
　ついて当方では一切責任を負いかねます。ご自身の責任でご判断ください。
■購読・解除は、ご自身でお願いいたします。こちらから出来ます。
　まぐまぐ　→http://www.mag2.com/m/0000115344.html
～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～
★平野友朗のプロフィールはこちら
　http://www.sc-p.jp/prof/hirano.html
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━